Assistente Administrativo

Estamos em busca de uma pessoa organizada, analítica e com olhar operacional para atuar no suporte administrativo, financeiro e de controle de campanhas, garantindo eficiência nos processos, cumprimento de prazos e conformidade das informações.

A posição exige atenção aos detalhes, boa capacidade de organização e facilidade para atuar em rotinas operacionais com alto volume de demandas e interface entre diferentes áreas.

Principais responsabilidades:

• Controladoria dos PIs emitidos para logística de contratação da fiscalizadora;
• Solicitar orçamento para fiscalizadora;
• Acompanhar fluxos de aprovação dos orçamentos e entrega dos books;
• Conferir informações books relacionadas a campanhas e pedidos(PI);
• Controlar pendências e corrigir inconsistências junto às fiscalizados e time de mídia;
• Acompanhar entrega dos roteiros para fiscalizadoras pelo time de mídia;
• Atualizar planilhas, controles operacionais e relatórios de status de campanhas;
• Organizar e arquivar documentos fiscais e comprovações de mídia;
• Atualizar sistemas internos(Monday) e planilhas com status de checking e acompanhamento operacional;
• Apoiar o processo de faturamento e a comunicação com fornecedores e veículos;
• Lançamento de baixa de pacote no sistema Media-systems dos PIs bonificados;
• Realizar cobranças de documentos pendentes e acompanhar prazos de entrega de comprovações para financeiro e clientes;
• Garantir conformidade com políticas internas, processos e prazos contratuais;
• Participar de auditorias e revisões periódicas de processos;
• Acompanhar reuniões internas como apoio administrativo e operacional;
• Identificar oportunidades de melhoria, automatização e ganho de eficiência nos processos.

Requisitos:

• Experiência de 2 a 4 anos em funções administrativas ou operacionais;
• Vivência em agências, empresas de mídia ou ambientes com alto volume operacional será um diferencial;
• Conhecimento básico de notas fiscais e ordens de inserção;
• Experiência com sistemas integrados de gestão financeira e operacional;
• Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace, principalmente Excel/Google Sheets para controles e acompanhamentos;
• Perfil organizado, proativo, detalhista e com boa comunicação interpessoal;
• Capacidade de acompanhar múltiplas demandas e cumprir prazos.

Diferenciais:

• Vivência com processos financeiros e faturamento publicitário;
• Experiência com controles de mídia e checking;
• Facilidade com automações e melhoria contínua de processos;
• Conhecimento em ferramentas de gestão operacional e controle de campanhas.

O que oferecemos na Be:

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Local:

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